Tablica rokova čuvanja
| Dokument | Rok čuvanja | Propis |
|---|---|---|
| Ugovor o radu, aneksi, odluke o otkazu | Trajno | Zakon o radu |
| Evidencija o radnicima | Trajno | Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije |
| Evidencija radnog vremena | Najmanje 6 godina | Pravilnik o evidencijama |
| Obračuni i isplatne liste plaća | Trajno | Zakon o računovodstvu / MIO |
| JOPPD obrasci | Trajno | Porezni propisi / MIO |
| Godišnji odmori — odluke i evidencija | 6 godina | Zakon o radu |
| Knjigovodstvene isprave (temeljnice) | 11 godina | Zakon o računovodstvu |
| Dnevnik, glavna knjiga, pomoćne knjige | 11 godina | Zakon o računovodstvu |
| Ulazni i izlazni računi | 11 godina | Zakon o računovodstvu / PDV |
| Godišnji financijski izvještaji | Trajno | Zakon o računovodstvu |
| Dokumentacija zaštite na radu i osposobljavanja | Trajno / za trajanja radnog odnosa | Zakon o zaštiti na radu |
| Zapisi o povredama osobnih podataka | Najmanje 5 godina (preporuka) | GDPR, čl. 33. |
| Prijave kandidata koji nisu zaposleni | Do završetka natječaja (ili uz privolu) | GDPR |
| Ugovori s dobavljačima i klijentima | Do zastare + 6 godina | Zakon o obveznim odnosima |
Rokovi iz Zakona o računovodstvu počinju teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se isprave odnose. Kolektivni ugovor ili interni pravilnik mogu odrediti dulje, ali ne i kraće rokove od zakonskih.
Kada rok čuvanja i GDPR dolaze u sukob
GDPR traži da se podaci ne čuvaju dulje nego što je potrebno, ali zakonska obveza čuvanja ima prednost pred zahtjevom za brisanje. Praktično pravilo: podatke koje ste dužni čuvati zadržite do isteka roka, ograničite pristup samo osobama kojima je nužan i obrišite ih odmah nakon isteka. Sve ostale podatke — one bez zakonske osnove — brišete čim prestane svrha.
Što nakon isteka roka čuvanja
- • Izradite popis dokumentacije predložene za izlučivanje.
- • Provjerite ima li otvorenih sporova ili nadzora — tada se rok produljuje.
- • Sastavite zapisnik o izlučivanju i uništenju s datumom i potpisom.
- • Papir uništite usitnjavanjem, digitalne zapise trajno obrišite iz svih kopija i sigurnosnih kopija.
- • Zapisnik o uništenju čuvajte trajno — on je dokaz zakonitog postupanja.
Česta pitanja
Koliko dugo se čuva dokumentacija o plaćama?
Isprave na temelju kojih se ostvaruju prava iz mirovinskog osiguranja — matična evidencija, obračuni plaća i podaci o stažu — čuvaju se trajno. To uključuje platne liste i evidencije iz kojih je vidljiva osnovica za mirovinu.
Koliko se čuvaju knjigovodstvene isprave?
Prema Zakonu o računovodstvu: temeljnice, dnevnik i glavna knjiga najmanje 11 godina, pomoćne knjige 11 godina, a isprave o plaćama trajno. Rok počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se isprave odnose.
Koliko se čuva evidencija radnog vremena?
Evidencija o radnicima čuva se trajno, a evidencija radnog vremena najmanje šest godina. Inspektor rada može zatražiti uvid u evidenciju za razdoblje unatrag, pa je ne brišite ranije.
Što s dokumentacijom kandidata koji nisu zaposleni?
Životopisi i prijave kandidata koji nisu odabrani brišu se odmah nakon završetka natječaja, osim ako kandidat da privolu za čuvanje radi budućih natječaja — tada se određuje rok, u praksi najčešće godinu dana.
Mogu li dokumentaciju čuvati samo u digitalnom obliku?
Da, uz uvjet da je digitalni zapis vjerodostojan, cjelovit i čitljiv tijekom cijelog roka čuvanja te dostupan na zahtjev nadzornog tijela. Preporuča se elektronički potpis ili sustav koji bilježi tko je i kada dokument mijenjao.
Izvori i sljedeći korak
Pročišćeni tekstovi propisa dostupni su za Zakon o računovodstvu i Zakon o radu. Povezano: vodič o GDPR obvezama poslodavca.
Sadržaj je informativne naravi i ne zamjenjuje pravni savjet.